La legislación española, a través de la Ley 25/2013 y otras normativas, reconoce diferentes tipos de facturas electrónicas que se pueden utilizar en función de las características del emisor y del destinatario. Las principales clases de facturas electrónicas reconocidas son:

1. Factura Electrónica Ordinaria:

Es la factura electrónica más común. Se utiliza para documentar la entrega de bienes o la prestación de servicios, de la misma manera que una factura en papel. Debe cumplir con los requisitos legales y fiscales de una factura tradicional, y su formato electrónico permite el tratamiento automatizado. Este tipo de factura incluye:

• Datos del emisor y receptor.

• Descripción de los productos o servicios.

• Importe, IVA y otros impuestos.

• Firma electrónica para garantizar su autenticidad e integridad.

2. Factura Simplificada:

Similar a lo que anteriormente se conocía como "ticket", la factura simplificada puede emitirse en formato electrónico para operaciones de menor valor o cuando se trate de ventas al por menor. No requiere tantos datos como una factura ordinaria, pero debe incluir al menos:

• Identificación del emisor.

• Descripción del bien o servicio.

• Importe total con impuestos incluidos.

• Fecha de emisión.

Este tipo de factura es común en sectores como la hostelería y el comercio minorista.

3. Factura Rectificativa:

La factura rectificativa se emite para corregir errores en facturas anteriores, ya sea porque se ha consignado mal el importe, la descripción, o cualquier otro dato. Estas facturas, que también pueden emitirse electrónicamente, deben:

• Referenciar la factura original que corrigen.

• Indicar claramente los cambios realizados.

• Cumplir con los requisitos legales para su emisión.

4. Factura Electrónica por Medios Propios o a través de un Proveedor de Servicios:

Dependiendo de la infraestructura del emisor, las facturas electrónicas pueden generarse utilizando sistemas internos de facturación de la empresa o a través de plataformas especializadas que ofrecen servicios de facturación electrónica (como Billin o SAGE). En ambos casos, es esencial que la factura mantenga el formato estructurado adecuado (como XML o FacturaE) y esté firmada digitalmente para garantizar su validez.

5. FacturaE (Formato Estructurado):

FacturaE es un formato estructurado específico en España para la emisión de facturas electrónicas a las Administraciones Públicas. Es obligatorio en cualquier transacción con entidades del sector público. Este formato facilita la integración y el procesamiento automatizado de las facturas en los sistemas informáticos de la Administración y tiene las siguientes características:

• Utiliza el lenguaje XML para estructurar los datos.

• Debe estar firmada electrónicamente mediante un certificado digital reconocido.

• Se envía a través de plataformas como FACe.

Una factura en PDF firmada con certificado digital no se considera una factura electrónica en el sentido estricto de la normativa española, aunque pueda tener valor probatorio y garantías de autenticidad.

Razones:

1. Formato estructurado:

La normativa española y europea exige que una factura electrónica esté en un formato estructurado (como XML o FacturaE) que permita su procesamiento automático por sistemas informáticos. Un archivo PDF, aunque esté firmado digitalmente, no es un formato estructurado, ya que está diseñado para ser legible por humanos, pero no puede ser procesado automáticamente por programas de contabilidad o fiscalidad.

2. Firma digital:

Aunque el PDF con firma digital garantiza la autenticidad y la integridad del documento (y puede ser válido a nivel fiscal y legal en ciertos contextos), no cumple con los estándares técnicos exigidos para considerarse una factura electrónica. Las facturas electrónicas deben estar firmadas digitalmente, pero también deben cumplir con el requisito de estar en un formato adecuado para el intercambio electrónico de datos.

3. Excepciones prácticas:

En la práctica empresarial, muchas empresas envían facturas en PDF firmadas digitalmente, y esto puede ser aceptado por ciertos destinatarios, especialmente en transacciones entre empresas privadas. Sin embargo, para cumplir con la normativa de facturación electrónica (por ejemplo, en transacciones con la Administración Pública o entre empresas obligadas), es necesario utilizar un formato estructurado como FacturaE o XML.

Conclusión:

Una factura en PDF firmada digitalmente no cumple con los requisitos legales de una factura electrónica en España. Aunque tiene valor como documento digital con garantías de autenticidad, no se ajusta a la normativa que requiere formatos estructurados para facilitar el intercambio automatizado de datos. Para cumplir con la normativa, la factura debe estar en un formato como XML o FacturaE, acompañado de una firma digital que garantice su autenticidad.

La Ley 18/2022, también conocida como Ley Crea y Crece, establece la obligatoriedad de la factura electrónica para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales B2B (empresa a empresa) en España, con el objetivo de fomentar la digitalización y aumentar la transparencia y eficiencia en las transacciones comerciales. Para cumplir con esta normativa, una empresa o autónomo debe seguir una serie de pasos para implementar la facturación electrónica de manera correcta:

Pasos para Cumplir con la Ley 18/2022 e Implantar la Factura Electrónica

1. Adquirir o actualizar un sistema de facturación electrónica

Es necesario contar con un software de facturación electrónica que cumpla con los requisitos legales y técnicos. Este software debe permitir generar facturas en un formato estructurado, como FacturaE (XML) o cualquier otro formato compatible que facilite el tratamiento automatizado de los datos.

Verificar que el sistema utilizado esté homologado y preparado para gestionar firmas digitales y para integrarse con plataformas de envío de facturas electrónicas, como FACe en el caso de las administraciones públicas.

2. Obtener un certificado digital

La ley requiere que las facturas electrónicas estén firmadas digitalmente para garantizar la autenticidad del emisor y la integridad del contenido. Para ello, es necesario que la empresa o autónomo obtenga un certificado digital emitido por una autoridad de certificación reconocida (como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre - FNMT).

El certificado digital debe ser instalado en el sistema de facturación para poder firmar electrónicamente cada factura emitida.

3. Emisión de facturas electrónicas en formato estructurado

Una vez que se cuenta con el software adecuado y el certificado digital, se debe comenzar a emitir las facturas en formato estructurado. En España, el formato más común es FacturaE, basado en XML, pero también se puede utilizar cualquier otro formato estructurado aceptado a nivel internacional, como UBL.

Este formato garantiza que la factura sea procesable automáticamente por los sistemas de los destinatarios y facilita su interoperabilidad entre diferentes plataformas.

4. Asegurar la aceptación del receptor

Aunque la ley establece la obligación de usar factura electrónica en las transacciones entre empresas y autónomos, es importante asegurarse de que el destinatario acepte recibirla electrónicamente. Según la normativa, los destinatarios no pueden negarse a recibir facturas electrónicas, pero es buena práctica informarles con antelación sobre la adopción de este sistema.

Mantener actualizada la base de datos de clientes para asegurarse de que disponen de los medios necesarios para recibir facturas electrónicas (correo electrónico, sistemas de gestión de facturas, etc.).

5. Envío de facturas electrónicas

Las facturas electrónicas deben enviarse a través de medios electrónicos, como correo electrónico o plataformas específicas de facturación electrónica. En el caso de las transacciones con la Administración Pública, las facturas deben enviarse a través del punto general de entrada de facturas electrónicas (FACe).

Si se trata de transacciones entre empresas, se puede utilizar un servicio de envío de facturas electrónicas que cumpla con la normativa, como las plataformas de los proveedores de software de facturación.

6. Conservación de las facturas electrónicas

La legislación exige que las facturas electrónicas sean almacenadas y conservadas en formato digital durante el periodo legalmente establecido, que suele ser de 6 años. Durante este tiempo, las facturas deben ser accesibles y mantenerse íntegras, garantizando que puedan ser recuperadas en su formato original cuando sea necesario, por ejemplo, durante una auditoría.

Se recomienda utilizar sistemas de almacenamiento en la nube o servicios de archivo digital que cumplan con los requisitos de seguridad y accesibilidad para la conservación de facturas electrónicas.

7. Adaptar la contabilidad y fiscalidad

La adopción de la factura electrónica implica ajustar los procedimientos contables y fiscales de la empresa o autónomo. Esto puede requerir la actualización de los sistemas de contabilidad y la formación del personal administrativo en el manejo de la facturación electrónica y su integración con la gestión contable.

Formación del personal: Es crucial que el equipo administrativo esté capacitado para gestionar las nuevas herramientas y procedimientos, como la emisión de facturas, la firma digital, el almacenamiento de documentos y la integración con los sistemas contables.

8. Revisión periódica del cumplimiento

Una vez implantada la factura electrónica, es importante realizar revisiones periódicas para asegurarse de que el sistema cumple con los requisitos legales y se ajusta a cualquier nueva normativa o actualización en el entorno de facturación electrónica.

Mantener actualizados los certificados digitales y el software de facturación.

Revisar las obligaciones fiscales relacionadas con la facturación electrónica.

Conclusión:

Para cumplir con la Ley 18/2022, las empresas y autónomos deben implementar un sistema de facturación electrónica que garantice la emisión en formato estructurado, la firma digital de las facturas, el envío y conservación electrónica, y la correcta integración con sus sistemas contables. Estos pasos no solo aseguran el cumplimiento de la normativa, sino que también optimizan los procesos de facturación, reducen el uso del papel y aumentan la eficiencia operativa.