La facturación electrónica

En el marco de la digitalización empresarial y la modernización de los procesos administrativos, la facturación electrónica se ha convertido en un pilar fundamental para mejorar la eficiencia y transparencia en las operaciones económicas. En este tema, se profundizará en el uso de la facturación electrónica, su obligatoriedad en España y las sanciones por incumplimiento. El objetivo es proporcionar al alumnado de Formación Profesional en la familia de Administración y Gestión, en el título de Técnico Superior en Administración y Finanzas, los conocimientos y competencias necesarios para entender y aplicar la facturación electrónica en el ámbito empresarial, dentro de los módulos de Procesos de la Información y Atención al Cliente (PIAC) y Contabilidad y Fiscalidad.

¿Qué es la Factura Electrónica?

Una factura electrónica es un documento en formato digital que sustituye a la factura en papel y tiene la misma validez legal. Este tipo de factura se emite y recibe de manera telemática, utilizando sistemas informáticos homologados, y cumple con los requisitos establecidos por la normativa española y europea.

Características:

Formato estructurado: Debe cumplir con un formato electrónico, como XML o FacturaE, que facilita su lectura automática por sistemas informáticos.

Firma digital: Garantiza la autenticidad del emisor y la integridad de la factura.

Almacenamiento electrónico: Las facturas electrónicas deben archivarse de manera digital, asegurando su conservación durante el periodo legalmente establecido.

Obligaciones y Plazos en España

La obligación de emitir facturas electrónicas en España ha sido progresiva y está regulada por diversas normativas. Desde el 1 de julio de 2018, la Ley 25/2013 establece la obligatoriedad de la facturación electrónica en ciertos casos:

Sector público: Desde 2015, todas las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deben ser electrónicas.

Empresas y profesionales: Desde 2022, con la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), se establece la obligatoriedad de la factura electrónica para las transacciones entre empresas y autónomos. A partir de julio de 2025, será obligatoria para todas las empresas, independientemente de su tamaño.

Empresas obligadas:

Sanciones por No Utilizar la Factura Electrónica

El incumplimiento de la normativa sobre facturación electrónica puede conllevar sanciones significativas. Las multas pueden oscilar entre los 10.000 y 50.000 euros, dependiendo de la gravedad y reincidencia de la infracción. Además, las empresas que no adopten la facturación electrónica pueden ser excluidas de ciertos beneficios fiscales o subvenciones.

¿Qué clases de facturas electrónicas nos indica la Ley?

La legislación española, a través de la Ley 25/2013 y otras normativas, reconoce diferentes tipos de facturas electrónicas que se pueden utilizar en función de las características del emisor y del destinatario. Las principales clases de facturas electrónicas reconocidas son:

1. Factura Electrónica Ordinaria:

Es la factura electrónica más común. Se utiliza para documentar la entrega de bienes o la prestación de servicios, de la misma manera que una factura en papel. Debe cumplir con los requisitos legales y fiscales de una factura tradicional, y su formato electrónico permite el tratamiento automatizado. Este tipo de factura incluye:

2. Factura Simplificada:

Similar a lo que anteriormente se conocía como "ticket", la factura simplificada puede emitirse en formato electrónico para operaciones de menor valor o cuando se trate de ventas al por menor. No requiere tantos datos como una factura ordinaria, pero debe incluir al menos:

Este tipo de factura es común en sectores como la hostelería y el comercio minorista.

3. Factura Rectificativa:

La factura rectificativa se emite para corregir errores en facturas anteriores, ya sea porque se ha consignado mal el importe, la descripción, o cualquier otro dato. Estas facturas, que también pueden emitirse electrónicamente, deben:

4. Factura Electrónica por Medios Propios o a través de un Proveedor de Servicios:

Dependiendo de la infraestructura del emisor, las facturas electrónicas pueden generarse utilizando sistemas internos de facturación de la empresa o a través de plataformas especializadas que ofrecen servicios de facturación electrónica (como Billin o SAGE). En ambos casos, es esencial que la factura mantenga el formato estructurado adecuado (como XML o FacturaE) y esté firmada digitalmente para garantizar su validez.

5. FacturaE (Formato Estructurado):

FacturaE es un formato estructurado específico en España para la emisión de facturas electrónicas a las Administraciones Públicas. Es obligatorio en cualquier transacción con entidades del sector público. Este formato facilita la integración y el procesamiento automatizado de las facturas en los sistemas informáticos de la Administración y tiene las siguientes características:

¿Qué se considera una factura electrónica según la Ley actual española?

Según la legislación española actual, en particular la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, una factura electrónica es un documento emitido y recibido en formato electrónico que tiene la misma validez legal que una factura en papel, siempre y cuando cumpla con ciertos requisitos técnicos y legales. La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) también amplía la obligatoriedad de la factura electrónica para transacciones entre empresas y autónomos.

Requisitos para que una Factura Electrónica sea válida en España:

La factura debe estar en un formato electrónico estructurado que permita su tratamiento automatizado por sistemas informáticos. En España, el formato más utilizado es FacturaE, que se basa en un lenguaje XML. Otros formatos electrónicos estructurados también son válidos, siempre que permitan la interoperabilidad entre sistemas.

La factura electrónica debe garantizar la autenticidad de su origen (es decir, que efectivamente ha sido emitida por la persona o entidad emisora) y la integridad de su contenido (que no ha sido alterada desde su emisión). Esto se logra principalmente mediante:

Para que una factura electrónica sea válida en una transacción entre empresas o con particulares, el receptor debe haber aceptado explícitamente recibir facturas en formato electrónico. En las relaciones con la Administración Pública, esta aceptación no es necesaria, ya que la emisión de facturas electrónicas es obligatoria.

Las facturas electrónicas deben almacenarse y conservarse en formato electrónico durante el periodo legalmente establecido (normalmente 6 años). La ley exige que estas facturas sean accesibles y legibles en todo momento.

Obligación de Uso de Factura Electrónica:

La obligación de usar facturas electrónicas en España ha evolucionado con el tiempo:

Sector público: Desde 2015, las empresas que facturan a la Administración Pública están obligadas a emitir facturas electrónicas, usando el formato FacturaE a través de la plataforma FACe.

Empresas y autónomos: Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), la obligatoriedad de la factura electrónica se amplía a todas las transacciones entre empresas y autónomos. A partir de 2025, todas las empresas, independientemente de su tamaño, estarán obligadas a utilizar la factura electrónica en las relaciones comerciales B2B (empresa a empresa).

Principales Formatos de Factura Electrónica en España:

FacturaE (XML estructurado):

Es el formato oficial y recomendado por la Administración Pública en España. Se trata de un archivo XML que contiene todos los datos de la factura de manera estructurada para permitir su tratamiento automatizado.

Otros formatos electrónicos:

Existen otros formatos estructurados aceptados internacionalmente, como UBL (Universal Business Language), siempre que cumplan con las normativas de interoperabilidad y seguridad.


Conclusión:

En resumen, una factura electrónica, según la normativa española, es una factura en formato digital que cumple con los requisitos de formato estructurado, firma electrónica, conservación digital y aceptación por parte del destinatario. Además, debe ser emitida y recibida de manera electrónica, garantizando su autenticidad e integridad a lo largo del proceso. Las transacciones con la Administración Pública y entre empresas están sujetas a la obligatoriedad de este tipo de facturación.

¿Una factura en PDF firmada con certificado digital es considerada factura electrónica? 

Una factura en PDF firmada con certificado digital no se considera una factura electrónica en el sentido estricto de la normativa española, aunque pueda tener valor probatorio y garantías de autenticidad.

Razones:

La normativa española y europea exige que una factura electrónica esté en un formato estructurado (como XML o FacturaE) que permita su procesamiento automático por sistemas informáticos. Un archivo PDF, aunque esté firmado digitalmente, no es un formato estructurado, ya que está diseñado para ser legible por humanos, pero no puede ser procesado automáticamente por programas de contabilidad o fiscalidad.

Aunque el PDF con firma digital garantiza la autenticidad y la integridad del documento (y puede ser válido a nivel fiscal y legal en ciertos contextos), no cumple con los estándares técnicos exigidos para considerarse una factura electrónica. Las facturas electrónicas deben estar firmadas digitalmente, pero también deben cumplir con el requisito de estar en un formato adecuado para el intercambio electrónico de datos.

En la práctica empresarial, muchas empresas envían facturas en PDF firmadas digitalmente, y esto puede ser aceptado por ciertos destinatarios, especialmente en transacciones entre empresas privadas. Sin embargo, para cumplir con la normativa de facturación electrónica (por ejemplo, en transacciones con la Administración Pública o entre empresas obligadas), es necesario utilizar un formato estructurado como FacturaE o XML.


Conclusión:

Una factura en PDF firmada digitalmente no cumple con los requisitos legales de una factura electrónica en España. Aunque tiene valor como documento digital con garantías de autenticidad, no se ajusta a la normativa que requiere formatos estructurados para facilitar el intercambio automatizado de datos. Para cumplir con la normativa, la factura debe estar en un formato como XML o FacturaE, acompañado de una firma digital que garantice su autenticidad.

¿Qué es una factura electrónica con formato no estructurado?

Una factura electrónica con formato no estructurado es aquella que se emite en un formato digital, pero que no permite el tratamiento automático por los sistemas informáticos. En otras palabras, el contenido de la factura no está organizado de manera que los datos puedan ser fácilmente extraídos y procesados automáticamente por software. El ejemplo más común de este tipo de formato no estructurado es el PDF.

Características de una Factura Electrónica con Formato No Estructurado:

En este tipo de factura, los datos (como el NIF, la descripción del producto, el importe, etc.) están presentados de manera visual, como en una imagen o un documento PDF, lo que facilita su lectura por personas, pero no es posible procesar estos datos automáticamente por programas de contabilidad sin intervención manual.

A diferencia de las facturas electrónicas con formato estructurado (como XML o FacturaE), las facturas en formato no estructurado requieren un procesamiento manual para extraer los datos, lo que dificulta la integración directa en los sistemas de gestión empresarial (ERP) o en sistemas de facturación electrónica.

Aunque una factura en formato no estructurado puede estar firmada con un certificado digital, garantizando la autenticidad del documento y la integridad de los datos, no cumple con los requisitos de facturación electrónica en términos de automatización y procesamiento de datos.

Ejemplos de Formato No Estructurado:

Uso en la Práctica:

Las facturas electrónicas con formato no estructurado, como los PDF, son frecuentemente utilizadas en entornos empresariales, especialmente en relaciones B2B (empresa a empresa). Sin embargo, aunque se usen de manera común, no se consideran facturas electrónicas según la normativa cuando se requiere un formato que permita el tratamiento automatizado de los datos.

Las facturas electrónicas formales en España, en el caso de las transacciones con la Administración Pública o cuando son obligatorias entre empresas y autónomos, deben seguir un formato estructurado como el XML o FacturaE, que es aceptado para el procesamiento electrónico.

Conclusión:

Una factura electrónica en formato no estructurado es aquella que no permite la extracción automática de datos por los sistemas informáticos, siendo un formato legible por humanos pero no adecuado para el intercambio automatizado de información. El formato más común es el PDF, que aunque digital, no cumple con los estándares de factura electrónica estructurada exigidos por la normativa española y europea para ciertas transacciones.

¿Qué pasos ha de seguir una empresa o autónomo para cumplir con la Ley 18/2022 para implantar la factura electrónica? 

La Ley 18/2022, también conocida como Ley Crea y Crece, establece la obligatoriedad de la factura electrónica para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales B2B (empresa a empresa) en España, con el objetivo de fomentar la digitalización y aumentar la transparencia y eficiencia en las transacciones comerciales. Para cumplir con esta normativa, una empresa o autónomo debe seguir una serie de pasos para implementar la facturación electrónica de manera correcta:

Pasos para Cumplir con la Ley 18/2022 e Implantar la Factura Electrónica

1. Adquirir o actualizar un sistema de facturación electrónica

Es necesario contar con un software de facturación electrónica que cumpla con los requisitos legales y técnicos. Este software debe permitir generar facturas en un formato estructurado, como FacturaE (XML) o cualquier otro formato compatible que facilite el tratamiento automatizado de los datos.

Verificar que el sistema utilizado esté homologado y preparado para gestionar firmas digitales y para integrarse con plataformas de envío de facturas electrónicas, como FACe en el caso de las administraciones públicas.

2. Obtener un certificado digital

La ley requiere que las facturas electrónicas estén firmadas digitalmente para garantizar la autenticidad del emisor y la integridad del contenido. Para ello, es necesario que la empresa o autónomo obtenga un certificado digital emitido por una autoridad de certificación reconocida (como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre - FNMT).

El certificado digital debe ser instalado en el sistema de facturación para poder firmar electrónicamente cada factura emitida.

3. Emisión de facturas electrónicas en formato estructurado

Una vez que se cuenta con el software adecuado y el certificado digital, se debe comenzar a emitir las facturas en formato estructurado. En España, el formato más común es FacturaE, basado en XML, pero también se puede utilizar cualquier otro formato estructurado aceptado a nivel internacional, como UBL.

Este formato garantiza que la factura sea procesable automáticamente por los sistemas de los destinatarios y facilita su interoperabilidad entre diferentes plataformas.

4. Asegurar la aceptación del receptor

Aunque la ley establece la obligación de usar factura electrónica en las transacciones entre empresas y autónomos, es importante asegurarse de que el destinatario acepte recibirla electrónicamente. Según la normativa, los destinatarios no pueden negarse a recibir facturas electrónicas, pero es buena práctica informarles con antelación sobre la adopción de este sistema.

Mantener actualizada la base de datos de clientes para asegurarse de que disponen de los medios necesarios para recibir facturas electrónicas (correo electrónico, sistemas de gestión de facturas, etc.).

5. Envío de facturas electrónicas

Las facturas electrónicas deben enviarse a través de medios electrónicos, como correo electrónico o plataformas específicas de facturación electrónica. En el caso de las transacciones con la Administración Pública, las facturas deben enviarse a través del punto general de entrada de facturas electrónicas (FACe).

Si se trata de transacciones entre empresas, se puede utilizar un servicio de envío de facturas electrónicas que cumpla con la normativa, como las plataformas de los proveedores de software de facturación.

6. Conservación de las facturas electrónicas

La legislación exige que las facturas electrónicas sean almacenadas y conservadas en formato digital durante el periodo legalmente establecido, que suele ser de 6 años. Durante este tiempo, las facturas deben ser accesibles y mantenerse íntegras, garantizando que puedan ser recuperadas en su formato original cuando sea necesario, por ejemplo, durante una auditoría.

Se recomienda utilizar sistemas de almacenamiento en la nube o servicios de archivo digital que cumplan con los requisitos de seguridad y accesibilidad para la conservación de facturas electrónicas.

7. Adaptar la contabilidad y fiscalidad

La adopción de la factura electrónica implica ajustar los procedimientos contables y fiscales de la empresa o autónomo. Esto puede requerir la actualización de los sistemas de contabilidad y la formación del personal administrativo en el manejo de la facturación electrónica y su integración con la gestión contable.

Formación del personal: Es crucial que el equipo administrativo esté capacitado para gestionar las nuevas herramientas y procedimientos, como la emisión de facturas, la firma digital, el almacenamiento de documentos y la integración con los sistemas contables.

8. Revisión periódica del cumplimiento

Una vez implantada la factura electrónica, es importante realizar revisiones periódicas para asegurarse de que el sistema cumple con los requisitos legales y se ajusta a cualquier nueva normativa o actualización en el entorno de facturación electrónica.

Mantener actualizados los certificados digitales y el software de facturación.

Revisar las obligaciones fiscales relacionadas con la facturación electrónica.

Conclusión:

Para cumplir con la Ley 18/2022, las empresas y autónomos deben implementar un sistema de facturación electrónica que garantice la emisión en formato estructurado, la firma digital de las facturas, el envío y conservación electrónica, y la correcta integración con sus sistemas contables. Estos pasos no solo aseguran el cumplimiento de la normativa, sino que también optimizan los procesos de facturación, reducen el uso del papel y aumentan la eficiencia operativa.

CONCLUSIÓN

El uso de la factura electrónica será obligatorio en España para todas las empresas y autónomos a partir de 2024 (para grandes empresas) y 2025 (para PYMES y autónomos). Desde entonces, todas las transacciones comerciales entre empresas y autónomos deberán realizarse utilizando facturas electrónicas, en un formato estructurado y con firma electrónica para garantizar su validez legal.

Los obligados a trabajar con la facturación electrónica son:

Este cambio tan grande en la obligatoriedad de la factura electrónica busca fomentar la digitalización de los procesos empresariales y mejorar el control de las operaciones comerciales para: