La facturación electrónica

📄 Facturación Electrónica en España: Qué es, Formato, Obligaciones y Sanciones

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es la versión digital de una factura tradicional, con la misma validez legal, pero gestionada a través de medios electrónicos. Para que sea válida, debe garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad a lo largo del tiempo.

No basta con enviar un PDF por correo electrónico: la factura electrónica debe cumplir con unos formatos estructurados y, en muchos casos, estar firmada digitalmente con un certificado reconocido.

Formato obligatorio en España: Facturae

En España, el formato oficial y obligatorio en relaciones con las Administraciones Públicas es Facturae, un formato XML estructurado que debe cumplir las especificaciones del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

Formato: XML bajo la especificación Facturae 3.2.2 (última versión vigente).

Firma digital: La factura debe ir firmada electrónicamente mediante un certificado digital cualificado.

Presentación: A través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe).

Marco legal y obligatoriedad

Obligación actual

Desde el 15 de enero de 2015, todas las empresas y autónomos que facturen a Administraciones Públicas están obligados a emitir sus facturas en formato electrónico (Ley 25/2013).

Nueva normativa: Ley Crea y Crece (Ley 18/2022)

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, establece la obligación progresiva de utilizar la factura electrónica también entre empresas y autónomos (B2B), con el objetivo de digitalizar el tejido empresarial y combatir la morosidad.

Empresas con facturación superior a 8 millones de euros:

→ Obligación en vigor un año después de la publicación del desarrollo reglamentario (aún pendiente a junio de 2025).

Resto de empresas y autónomos:

→ Tendrán dos años desde la publicación de dicho reglamento.

📌 Es decir, aunque la Ley ya ha sido aprobada, aún se está pendiente del desarrollo reglamentario que determinará las fechas exactas de entrada en vigor para cada grupo.

Sanciones por incumplimiento

Cuando entre en vigor la obligación general entre empresas:

• No emitir factura electrónica cuando sea obligatorio podrá considerarse una infracción administrativa.

• La Ley contempla sanciones de hasta 10.000 euros por cada incumplimiento.

• Además, el receptor podrá rechazar la factura si no cumple con los requisitos formales y técnicos exigidos.

En el caso de relaciones con Administraciones Públicas, el incumplimiento puede suponer:

• La inadmisión de la factura.

• El retraso en el cobro hasta que se emita correctamente.

• Sanciones indirectas relacionadas con la resolución de contratos públicos o la exclusión de licitaciones.

¿Qué formatos se consideran válidos?

Aunque el formato oficial es Facturae (XML estructurado con firma digital), en el futuro desarrollo reglamentario se prevé que se acepten varios formatos estructurados válidos en relaciones B2B, siempre que:

• Sean interoperables.

• Permitan el intercambio automático de datos entre los sistemas de gestión.

• Estén firmados digitalmente o transmitidos por plataformas certificadas.

Posibles formatos aceptables (según normativa técnica):

• XML UBL 2.1

• EDIFACT

• Formatos EDI certificados

• Facturae (también para B2B)

Ventajas de la facturación electrónica:

✅ Agiliza los procesos contables y fiscales.

✅ Reduce el uso de papel y los errores humanos.

✅ Mejora el control, trazabilidad y archivo.

✅ Favorece la lucha contra el fraude y la morosidad.

✅ Es imprescindible para trabajar con el sector público y, pronto, también entre empresas privadas.

Conclusión

La facturación electrónica no es solo una obligación legal, sino una herramienta clave para la transformación digital de las empresas. Por eso, es esencial que los futuros profesionales administrativos comprendan cómo funciona, qué formatos deben utilizar y cuáles son las implicaciones legales de su implantación. Estar al día con esta normativa será una competencia profesional fundamental en los próximos años.