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Editado por Cristóbal Castillo Morales. ISSN 2660-549X. Registrado en la Propiedad Intelectual de la Junta de Andalucía número 04/2021/4191
El depósito de las Cuentas Anuales
El depósito de las Cuentas Anuales
Obligaciones Mercantiles: Formulación, Aprobación y Depósito de las Cuentas Anuales
Tal como se ha señalado en el apartado anterior, los administradores de las sociedades mercantiles tienen la responsabilidad legal de formular y aprobar las Cuentas Anuales correspondientes al ejercicio económico cerrado, habitualmente a fecha 31 de diciembre.
Este proceso se articula en una serie de fases con plazos perfectamente definidos en la normativa mercantil, que deben cumplirse rigurosamente para evitar sanciones y garantizar la transparencia de la información financiera:
Formulación de las Cuentas Anuales:
La formulación debe realizarse dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, es decir, entre el 1 de enero y el 31 de marzo. Los administradores deben elaborar los documentos que integran las Cuentas Anuales: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo (cuando sea obligatorio) y la memoria.
Legalización de los libros contables:
A más tardar el 30 de abril, las empresas deben proceder a la legalización telemática de los libros contables obligatorios del ejercicio (Libro Diario, Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, entre otros), a través del Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de la entidad.
Aprobación de las Cuentas Anuales:
Dentro de los primeros seis meses del ejercicio siguiente, es decir, antes del 30 de junio en ejercicios cerrados a 31 de diciembre, debe convocarse una Junta General de socios o accionistas para la aprobación de las Cuentas Anuales y la distribución del resultado del ejercicio.
Depósito en el Registro Mercantil:
Una vez aprobadas las cuentas, la sociedad dispone de un mes para depositarlas en el Registro Mercantil de la provincia correspondiente al domicilio social. Por tanto, en el caso de ejercicios cerrados el 31 de diciembre, la fecha límite para el depósito es el 30 de julio.
El cumplimiento de este calendario no solo responde a una obligación legal, sino que también constituye una garantía de transparencia y seguridad jurídica ante terceros. El depósito de las cuentas permite a cualquier interesado consultar la situación económica y financiera de la empresa, fortaleciendo así la confianza del entorno empresarial y financiero.
¿Quiénes están obligados a depositar?
¿Quiénes están obligados a depositar?
Las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualquier empresario que en virtud de alguna disposición vigente esté obligado a dar publicidad a sus cuentas anuales.
La sociedad dominante de un grupo que presente cuentas anuales consolidadas.
Las sociedades extranjeras que tengan abiertas sucursales en España.
Las sociedades colectivas y comanditarias simples, cuando a la fecha de cierre del ejercicio todos los socios colectivos sean sociedades españolas o extranjeras.
Las fundaciones igualmente deberán depositar las cuentas anuales en el Registro de Fundaciones.
¿Qué ocurre con las personas físicas y/o autónomos?
Las personas físicas no están inscritas en el Registro Mercantil y, por lo tanto, no están obligadas al depósito de cuentas anuales, salvo el autónomo Emprendedor de responsabilidad limitada, que debe estar inscrito en el Registro Mercantil y Registro de la Propiedad.
Los autónomos que desarrollan una actividad empresarial y tributan en IRPF por Estimación Directa Normal, al estar obligados a llevar una contabilidad más completa, incluidos libro diario, libro de inventario y de cuentas anuales, sí que deben Legalizar esos libros contables cada año en el Registro Mercantil.
¿Qué documentos se han de depositar?
¿Qué documentos se han de depositar?
Las Cuentas Anuales están formadas por los siguientes documentos:
El balance de situación.
La cuenta de pérdidas y ganancias.
El estado de cambios en el patrimonio neto (no exigible para las Pequeñas y Medianas Empresas).
El estado de flujos de efectivo (no exigible para las Pequeñas y Medianas Empresas)
La memoria.
Las Cuentas Anuales se acompañan del informe de gestión cuando así estén obligadas a ello.
Consecuencias de no depositar las CCAA
Consecuencias de no depositar las CCAA
Además de las sanciones económicas que desarrollamos en el siguiente apartado, si la sociedad incumple su obligación de depósito de las cuentas anuales, se produce el cierre de la Hoja Registral, y como consecuencia no podrá inscribir en el Registro Mercantil ningún documento de dicha sociedad mientras persista el incumplimiento, incluidas las cuentas anuales de ejercicios posteriores, salvo los siguientes:
Revocación de poderes.
Cese del administrador.
Disolución de la sociedad.
Nombramiento de liquidadores.
No se puede nombrar un nuevo administrador ni otorgar nuevos poderes hasta que no se inscriban las cuentas anuales pendientes de depósito.
Además, el hecho de no realizar el depósito de las CCAA genera una imagen muy negativa frente a terceros.
Según el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital, las sanciones podrán fijarse entre 1.200 euros y 60.000 euros, aunque si la sociedad o grupo tienen un volumen de facturación anual superior a 6 millones de euros, el límite por cada año de retraso puede elevarse a 300.000 €.
Según el apartado 3 del artículo 283 LSC, si las cuentas anuales hubiesen sido depositadas con anterioridad al inicio del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.
Las infracciones por falta de depósito de cuentas prescribirán a los tres años (art. 283.4 LSC), por lo que debe estarse atentos en las fechas y cumplimientos mercantiles de todas las sociedades obligadas a ello.
[Fuente Ruiz Ballesteros Abogados https://www.ruizballesteros.es/sanciones-por-falta-de-deposito-de-las-cuentas-anuales/]
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