Los Administradores de las sociedades, como comentábamos en el apartado anterior, tienen la obligación de formular y aprobar las Cuentas Anuales del ejercicio cerrado el 31 de diciembre. La formulación de las Cuentas Anuales se han de realizar dentro de los tres meses siguientes a la fecha de cierre, es decir, la formulación y aprobación se realizará entre el 1 de enero y el 31 de marzo.

Posteriormente, el 30 de abril, se deberán legalizar los libros contables.

Una vez formuladas las cuentas anuales y realizada la legalización de los libros contables, en los primeros seis meses del ejercicio se debe convocar Junta General de socios o accionistas para su aprobación y distribución del resultado, y una vez aprobadas tienen un mes para su depósito en el Registro Mercantil de la provincia que corresponda al domicilio social de la entidad.

Por lo tanto, para empresas que cierren su ejercicio contable el 31 de diciembre, tienen como plazo máximo para depositarlas hasta el 30 de julio.

• Las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualquier empresario que en virtud de alguna disposición vigente esté obligado a dar publicidad a sus cuentas anuales.

• La sociedad dominante de un grupo que presente cuentas anuales consolidadas.

• Las sociedades extranjeras que tengan abiertas sucursales en España.

• Las sociedades colectivas y comanditarias simples, cuando a la fecha de cierre del ejercicio todos los socios colectivos sean sociedades españolas o extranjeras.

• Las fundaciones igualmente deberán depositar las cuentas anuales en el Registro de Fundaciones.

¿Qué ocurre con las personas físicas y/o autónomos?

Las personas físicas no están inscritas en el Registro Mercantil y, por lo tanto, no están obligadas al depósito de cuentas anuales, salvo el autónomo Emprendedor de responsabilidad limitada, que debe estar inscrito en el Registro Mercantil y Registro de la Propiedad.

Los autónomos que desarrollan una actividad empresarial y tributan en IRPF por Estimación Directa Normal, al estar obligados a llevar una contabilidad más completa, incluidos libro diario, libro de inventario y de cuentas anuales, sí que deben Legalizar esos libros contables cada año en el Registro Mercantil.

Las Cuentas Anuales están formadas por los siguientes documentos:

1. El balance de situación.

2. La cuenta de pérdidas y ganancias.

3. El estado de cambios en el patrimonio neto (no exigible para las Pequeñas y Medianas Empresas).

4. El estado de flujos de efectivo (no exigible para las Pequeñas y Medianas Empresas)

5. La memoria.

Las Cuentas Anuales se acompañan del informe de gestión cuando así estén obligadas a ello.

Además de las sanciones económicas que desarrollamos en el siguiente apartado, si la sociedad incumple su obligación de depósito de las cuentas anuales, se produce el cierre de la Hoja Registral, y como consecuencia no podrá inscribir en el Registro Mercantil ningún documento de dicha sociedad mientras persista el incumplimiento, incluidas las cuentas anuales de ejercicios posteriores, salvo los siguientes:

• Revocación de poderes.

• Cese del administrador.

• Disolución de la sociedad.

• Nombramiento de liquidadores.

• No se puede nombrar un nuevo administrador ni otorgar nuevos poderes hasta que no se inscriban las cuentas anuales pendientes de depósito.

Además, el hecho de no realizar el depósito de las CCAA genera una imagen muy negativa frente a terceros.

Según el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital, las sanciones podrán fijarse entre 1.200 euros y 60.000 euros, aunque si la sociedad o grupo tienen un volumen de facturación anual superior a 6 millones de euros, el límite por cada año de retraso puede elevarse a 300.000 €.

Según el apartado 3 del artículo 283 LSC, si las cuentas anuales hubiesen sido depositadas con anterioridad al inicio del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.

Las infracciones por falta de depósito de cuentas prescribirán a los tres años (art. 283.4 LSC), por lo que debe estarse atentos en las fechas y cumplimientos mercantiles de todas las sociedades obligadas a ello.

[Fuente Ruiz Ballesteros Abogados https://www.ruizballesteros.es/sanciones-por-falta-de-deposito-de-las-cuentas-anuales/]