La facturación

La Facturación en la Empresa – Procedimientos y Obligaciones

La facturación es una actividad esencial en el funcionamiento diario de cualquier empresa o profesional que ejerza una actividad económica. A través de este procedimiento administrativo se documentan y justifican las operaciones comerciales, tanto de compra como de venta de bienes y servicios, garantizando su trazabilidad y su reflejo fiel en la contabilidad y en las declaraciones tributarias.

En esta unidad abordaremos de manera integral todos los aspectos relacionados con la facturación empresarial, con una visión completa que incluye sus fundamentos legales, sus implicaciones fiscales, su tratamiento contable y su gestión práctica tanto en formato tradicional como en formato digital.

1. ¿Por qué es importante la facturación?

Emitir, recibir y conservar facturas no es simplemente una obligación formal o burocrática. Se trata de un proceso crítico para la gestión económica, contable y fiscal de la empresa, ya que:

• Justifica la existencia de una operación comercial ante terceros (clientes, proveedores, Hacienda, auditorías...).

• Permite deducir el IVA soportado y calcular el IVA repercutido en cada período.

• Constituye la base documental para el registro contable de ingresos y gastos.

• Es requisito imprescindible en cualquier revisión o inspección tributaria.

• Proporciona seguridad jurídica en las relaciones económicas y contractuales.
  
  

Por todo ello, una correcta gestión de la facturación es imprescindible para garantizar el cumplimiento normativo, la fiabilidad contable y la eficiencia administrativa.

2. Marco normativo: Reglamento de Facturación

El proceso de facturación está regulado en España por el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012), normativa que establece las condiciones mínimas que deben cumplir todos los documentos considerados facturas.

Entre las principales obligaciones se encuentran:

• Emisión obligatoria de factura por parte de empresarios y profesionales por cada operación realizada.

• Conservación de facturas durante un período mínimo de 4 años (a efectos fiscales) y 6 años (a efectos mercantiles).

• Contenido obligatorio de la factura: número, fecha, datos del emisor y del receptor, descripción detallada de la operación, base imponible, tipo impositivo, cuota, etc.

• Diferenciación entre:

  • Factura completa o ordinaria.

  • Factura simplificada (tickets), en determinados supuestos.

  • Facturas rectificativas, cuando sea necesario corregir errores.

  • Supuestos específicos de facturas en operaciones de autoconsumo, inversión del sujeto pasivo, entregas intracomunitarias, etc.
    
    

3. Tipos de facturas y sus implicaciones

✅ Factura ordinaria:

Es la más común y debe emitirse en todas aquellas operaciones entre empresarios o profesionales.

✅ Factura simplificada:

Sustituye a los antiguos "tickets". Solo puede utilizarse en operaciones de escaso importe o determinadas actividades.

✅ Factura rectificativa:

Corrige errores de una factura ya emitida. Es obligatorio hacer referencia expresa a la factura original modificada.

✅ Autofactura:

Se utiliza cuando el receptor de la operación es quien emite la factura (por ejemplo, en ciertas operaciones con inversión del sujeto pasivo).

✅ Factura recapitulativa:

Agrupa varias operaciones realizadas con el mismo cliente durante un determinado período.

Cada uno de estos tipos tiene implicaciones diferentes en el registro contable y fiscal, por lo que su correcta clasificación y tratamiento es clave para evitar errores.

4. La factura electrónica: una nueva realidad obligatoria a partir de 2025

Uno de los cambios más significativos que marcarán el futuro inmediato de la facturación en España es la implantación obligatoria de la factura electrónica para todas las empresas y trabajadores autónomos, medida que se enmarca en el impulso normativo hacia la digitalización, la mejora del control fiscal y la lucha contra la economía sumergida.

La nueva normativa, derivada de la Ley Crea y Crece, establece:

• La obligatoriedad de emitir, enviar y recibir facturas electrónicas en todas las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales.

• La necesidad de adaptar los sistemas de gestión empresarial a los nuevos formatos digitales.

• La utilización de plataformas seguras e interoperables, homologadas por la administración, para garantizar la trazabilidad, la autenticidad y la integridad de los documentos.

• La conservación electrónica de las facturas, con validez legal y garantizando su acceso por parte de la Agencia Tributaria.
  
  

En esta unidad abordaremos en detalle qué es una factura electrónica, qué requisitos técnicos debe cumplir (como la firma electrónica), qué programas pueden utilizarse y cómo integrarla en los flujos de trabajo administrativos de la empresa.

5. Competencias prácticas que desarrollaremos

A lo largo de esta unidad, trabajaremos con ejemplos reales y simulaciones prácticas de emisión, recepción, registro y archivo de facturas, tanto en formato papel como digital. Adquirirás las habilidades necesarias para:

• Elaborar facturas completas conforme al reglamento vigente.

• Identificar y corregir errores mediante la emisión de facturas rectificativas.

• Archivar facturas de forma ordenada, cumpliendo con los requisitos fiscales y mercantiles.

• Registrar correctamente las facturas en los libros contables y libros registro de IVA.

• Integrar la facturación en los procedimientos de cierre contable y en la elaboración de modelos fiscales.

• Adaptarte a la facturación electrónica y manejar sus herramientas asociadas.
  
  

Conclusión

La facturación es una tarea habitual pero estratégica en el entorno administrativo, ya que conecta la actividad operativa de la empresa con su reflejo contable, tributario y documental. Conocer en profundidad los procedimientos y obligaciones asociados a la facturación, así como estar preparado para adaptarse a la transición digital, es una competencia esencial para cualquier profesional de la administración, la contabilidad o la fiscalidad.

¡Vamos a por ello! A través de esta unidad aprenderás a manejar con solvencia uno de los procesos más relevantes de la gestión empresarial moderna, alineado con los principios de legalidad, eficacia y digitalización que demanda el entorno económico actual.