Editado por Cristóbal Castillo Morales. ISSN 2660-549X. Registrado en la Propiedad Intelectual de la Junta de Andalucía número 04/2021/4191
Una factura es un documento mercantil, contable y fiscal que recoge toda la información relativa a una operación económica: qué se ha vendido o prestado, a quién, cuándo, en qué condiciones y con qué impuestos. Tiene valor legal, probatorio y fiscal, por lo que debe cumplir una serie de requisitos obligatorios establecidos por la normativa vigente (Real Decreto 1619/2012).
Están obligados a emitir factura:
Todos los empresarios y profesionales por cada operación realizada.
Las sociedades mercantiles, incluso en operaciones con particulares.
En operaciones intracomunitarias o exportaciones.
En entregas de bienes o prestaciones de servicios sujetas a IVA.
En ciertos casos, los autónomos que trabajen con clientes finales si así lo solicita el cliente o por obligación normativa.
Según la normativa española, una factura completa debe incluir obligatoriamente:
Número y serie de la factura
Fecha de expedición
Datos del emisor: nombre o razón social, NIF y domicilio.
Datos del destinatario: nombre, NIF y domicilio (si es empresario/profesional).
Descripción detallada de los bienes entregados o servicios prestados.
Base imponible (importe sin impuestos)
Tipo impositivo del IVA aplicado y cuota de IVA
Importe total de la factura (con impuestos)
Indicación de retenciones si procede (ej. IRPF en profesionales)
Condiciones de pago, forma de cobro o vencimientos si los hay.
Existen varios tipos de facturas en función de su finalidad:
Las facturas deben emitirse en el momento de realizar la operación o dentro del mes natural siguiente a su realización.
Deben conservarse durante un mínimo de 4 años a efectos fiscales y 6 años a efectos mercantiles.
Se permite la conservación electrónica, siempre que se garantice su integridad, legibilidad y acceso inmediato.
El proceso de facturación implica también una serie de obligaciones adicionales, como:
Llevar los libros registro de facturas emitidas y recibidas (especialmente en el caso de empresarios y autónomos en régimen general de IVA).
Reflejar correctamente las facturas en la contabilidad.
Aplicar adecuadamente los tipos de IVA y las retenciones.
Cumplir con los requisitos de facturación electrónica, especialmente a partir de la entrada en vigor del marco obligatorio en 2025.
Es la versión digital de la factura tradicional, con la misma validez legal y fiscal.
A partir de 2025 será obligatoria para todas las empresas y autónomos.
Requiere el uso de formatos estructurados (como Facturae), firma electrónica y sistemas de envío seguros.
Facilita la automatización, trazabilidad y reducción de errores.
Conocer estos conceptos básicos de facturación es fundamental para cualquier persona que trabaje en el ámbito administrativo, contable o fiscal, ya que la factura es el documento que conecta la realidad comercial con la gestión económica y tributaria de la empresa. Una emisión incorrecta o una omisión en su registro puede tener consecuencias tanto contables como legales.
En este documento he intentado recoger los principales aspectos sobre la factura, tipos, etc. La había confeccionado para el módulo de Operaciones Administrativas de Compraventa en el Ciclo de Grado Medio de Gestión Administrativa, pero es muy útil para cualquier nivel en la familia de Administración y Gestión.
En el siguiente documento tenéis un resumen sobre cuando se ha de expedir una factura. La fuente de la información se encuentra, principalmente, en la web de la Agencia Tributaria.
Actividad del Día Sin IVA.
Cuadro resumen de cálculos comerciales.
RECURSOS SOBRE FACTURACIÓN.