5. Plazos de emisión y conservación

• Las facturas deben emitirse en el momento de realizar la operación o dentro del mes natural siguiente a su realización.

• Deben conservarse durante un mínimo de 4 años a efectos fiscales y 6 años a efectos mercantiles.

• Se permite la conservación electrónica, siempre que se garantice su integridad, legibilidad y acceso inmediato.

6. Obligaciones formales relacionadas

El proceso de facturación implica también una serie de obligaciones adicionales, como:

• Llevar los libros registro de facturas emitidas y recibidas (especialmente en el caso de empresarios y autónomos en régimen general de IVA).

• Reflejar correctamente las facturas en la contabilidad.

• Aplicar adecuadamente los tipos de IVA y las retenciones.

• Cumplir con los requisitos de facturación electrónica, especialmente a partir de la entrada en vigor del marco obligatorio en 2025.
  
  

7. Facturación electrónica

• Es la versión digital de la factura tradicional, con la misma validez legal y fiscal.

• A partir de 2025 será obligatoria para todas las empresas y autónomos.

• Requiere el uso de formatos estructurados (como Facturae), firma electrónica y sistemas de envío seguros.

• Facilita la automatización, trazabilidad y reducción de errores.
  
  

✅ Conclusión

Conocer estos conceptos básicos de facturación es fundamental para cualquier persona que trabaje en el ámbito administrativo, contable o fiscal, ya que la factura es el documento que conecta la realidad comercial con la gestión económica y tributaria de la empresa. Una emisión incorrecta o una omisión en su registro puede tener consecuencias tanto contables como legales.

En el siguiente documento tenéis un resumen sobre cuando se ha de expedir una factura. La fuente de la información se encuentra, principalmente, en la web de la Agencia Tributaria.