Legalización de libros contables
La legalización de los libros contables es la primera de las obligaciones registrales que se han de realizar a lo largo del ejercicio económico. El objetivo de esta legalización es, por decirlo de alguna manera, "precintar" la contabilidad que se ha realizado en el año anterior y evitar, de esta forma, poder realizar más anotaciones o cambios que originasen una alteración en la Cuentas Anuales y, por consiguiente, de la información contable. Dichas alteraciones serían consideradas como un delito, incluso con penas de prisión.
La legalización de los libros contables se ha de realizar, como fecha máxima, el 30 de abril del año siguiente al que se refieren los documentos contables.
El Código de Comercio determina que todo empresario y sociedad tienen que legalizar sus libros contables en el plazo de 4 meses desde que se cerró su ejercicio contable. Teniendo en cuenta que el ejercicio contable de una empresa, en la gran mayoría de lo casos se cierra el 31 de diciembre, el plazo máximo de presentación será el 30 de abril del año siguiente.
¿Qué libros se deben legalizar?
Los libros que deben ser legalizados son los siguientes:
Libro diario.
Libro mayor.
Balance de sumas y saldos trimestrales y acumulados.
Libro de inventarios y Cuentas Anuales (Balance, Pérdidas y Ganancias y Memoria).
Libro de registro de contratos celebrados entre socio y sociedad (¡cuidado! se trata de operaciones vinculadas en las que la Agencia Tributaria analiza al detalle).
Libro de Acta de Juntas donde se aprueba el resultado de años anteriores y las cuentas anuales.
Libro de registro de socios o accionistas (solo cuando se produzcan cambios).
¿Dónde presentar los libros a legalizar?
Deberán presentar los libros en el Registro Mercantil:
Los empresarios individuales que realicen actividades empresariales sujetas al IRPF en estimación directa aunque éstos no estén obligados a inscribirse en el Registro Mercantil a la hora de su constitución.
Todas las sociedades mercantiles inscritas en el Registro Mercantil.
La presentación deberá realizarse de forma telemática (ya no se admite la presentación de forma presencial), para ello se utilizará el programa del propio Registro Mercantil llamado legalia.
Incumplimiento de la legalización
La legalización de los libros contables fuera de plazo, en principio, no va a suponer ningún tipo de sanción ni por parte del Registro ni en el ámbito fiscal.
Partimos de lo indicado en la Ley 14/2013 de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización establece que todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios se deben legalizar telemáticamente en el Registro Mercantil antes de que transcurran cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
Desde el punto de vista mercantil, no se hace mención de ningún régimen sancionador por su falta de legalización o por el incumplimiento en el plazo, algo que sí ocurre con el depósito de las Cuentas Anuales.
Desde el punto de vista tributario la situación es diferente. En el artículo 200 de la Ley General Tributaria contempla como una infracción grave el incumplir obligaciones contables y registrales, lo que llevaría aparejado una sanción de 150 a 300 euros. Para más información se puede examinar la consulta vinculante V1689-10, de 23/07/2010, de la Dirección General de Tributos.